Nettisivujen ajanvaraukseen on kolme tavallista tapaa: linkki olemassa olevaan ajanvarauspalveluun, lomake jolla asiakas pyytää aikaa tai sivulle upotettu kalenteri, josta asiakas valitsee vapaan ajan itse. Paras vaihtoehto riippuu siitä, pitääkö varauksen vahvistua heti vai vasta yrityksen hyväksynnän jälkeen.
Kaikkein monimutkaisin ratkaisu ei aina ole paras.
Kolme vaihtoehtoa rinnakkain
| Toteutus | Asiakas tekee | Yritys tekee | Sopii erityisesti |
|---|---|---|---|
| Linkki ajanvarauspalveluun | Siirtyy varaussivulle ja valitsee ajan | Hallitsee ajat palvelussa | Yrityksellä on jo toimiva ajanvaraus |
| Ajanvarauspyyntölomake | Ehdottaa aikaa tai kertoo tarpeen | Vahvistaa ajan käsin | Työ vaatii ensin arviointia |
| Upotettu kalenteri | Valitsee vapaan ajan sivulta | Ylläpitää saatavuuden järjestelmässä | Selkeät vakioajat ja nopea varaus |
1. Linkki ajanvarauspalveluun on usein kevyin ratkaisu
Jos yrityksellä on jo toimiva ajanvarauspalvelu, sivuston ei tarvitse rakentaa samaa toimintoa uudelleen.
Sivulla voi olla esimerkiksi painike:
Varaa aika
joka avaa yrityksen oman varaussivun.
Hyödyt:
- helppo toteuttaa
- ajanvarausjärjestelmä pysyy yhdessä paikassa
- päällekkäisiä kalentereita ei tarvitse ylläpitää
- nettisivusto ei joudu käsittelemään koko varauslogiikkaa
Haittapuoli on, että asiakas siirtyy pois yrityksen omalta sivulta.
Jos ulkopuolinen varaussivu on selkeä ja yrityksen näköinen, tämä ei välttämättä ole ongelma.
2. Lomake sopii, kun aika ei voi vahvistua automaattisesti
Kaikki palvelut eivät sovi suoraan kalenteriin.
Esimerkiksi remontti, konsultointiprojekti tai tarjouskäynti voi vaatia ensin tietoa:
- kohteesta
- palvelun laajuudesta
- sijainnista
- toivotusta ajasta
- erityistarpeista
Silloin yhteydenottolomake voi olla parempi kuin vapaan kalenteriajan näyttäminen.
Asiakas lähettää pyynnön ja yritys vahvistaa sopivan ajan erikseen.
Lomaketta ei silloin kannata nimetä "Varaa aika", jos varaus ei oikeasti vahvistu lähetyksellä. Selkeämpi voi olla:
Pyydä aikaa
tai:
Ehdota sopivaa aikaa
3. Upotettu kalenteri pitää asiakkaan samalla sivulla
Upotuksessa varausnäkymä näytetään yrityksen oman verkkosivun sisällä.
Esimerkiksi Google Calendarin Appointment Schedules -toiminnossa varaussivu voidaan Googlen ohjeiden mukaan jakaa linkkinä tai upottaa verkkosivulle.
Upotuksen etuja:
- asiakas näkee vapaat ajat heti
- sivulta ei tarvitse siirtyä toiseen näkymään
- varaus voidaan lisätä kalenteriin automaattisesti
- järjestelmä voi huomioida kalenterin varatut ajat
Mutta ulkopuolinen upotus lisää myös asioita, jotka pitää tarkistaa:
- latausnopeus
- mobiilikäyttö
- tietosuoja
- mahdolliset evästeet
- palvelun kuukausimaksut
- kolmannen osapuolen käyttökatkot
Milloin linkki on parempi kuin upotus?
Valitse linkki, jos:
- nykyinen varaussivu toimii hyvin
- haluat pitää nettisivun kevyenä
- varauspalvelu näyttää hyvältä myös mobiilissa
- upotus ei tuo asiakkaalle merkittävää lisähyötyä
Valitse upotus, jos:
- varaus on sivun tärkein tavoite
- vapaat ajat pitää nähdä heti
- varauspalvelu tukee hyvää responsiivista upotusta
- tietosuoja ja evästeet on tarkistettu
Responsiivinen tarkoittaa, että käyttöliittymä mukautuu eri näyttökokoihin.
Mitä ajanvarausjärjestelmältä kannattaa kysyä ennen hankintaa?
Tarkista:
- paljonko palvelu maksaa kuukaudessa
- voiko useampi työntekijä käyttää sitä
- estääkö se päällekkäiset varaukset
- lähettääkö se vahvistukset ja muistutukset
- voiko asiakas perua tai siirtää ajan
- voiko varauksesta pyytää maksun
- mitä henkilötietoja järjestelmä kerää
- voiko palvelun linkittää tai upottaa omalle sivulle
- toimiiko se puhelimella
- miten tiedot saa ulos, jos palvelua vaihdetaan
Nämä vaikuttavat yleensä enemmän arkeen kuin se, miltä kalenteri näyttää ensimmäisessä demossa.
Tietosuoja pitää tarkistaa myös ajanvarauksessa
Ajanvarauksessa käsitellään yleensä ainakin nimeä, sähköpostia ja ajan tietoja. Joissakin palveluissa voidaan kysyä myös puhelinnumeroa tai lisätietoja.
Yrityksen pitää tietää:
- mitä palvelu kerää
- miksi tiedot kerätään
- missä tietoja käsitellään
- kuinka kauan niitä säilytetään
- käyttääkö upotus ei-välttämättömiä evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita
Ulkopuolinen upotus voi myös ladata sisältöä kolmannelta osapuolelta jo ennen kuin käyttäjä tekee varausta. Siksi eväste- ja tietosuojatoteutus pitää tarkistaa käytetyn palvelun mukaan.
Lue tietosuojaseloste nettisivuille ja evästebannerin tarve.
Miten GC:n nettisivupalvelussa ajanvaraus huomioidaan?
GC:n tavalliseen nettisivupalveluun kuuluvat selkeät yhteydenottotavat ja yksi tavallinen yhteydenottolomake.
Yksinkertainen linkki asiakkaan olemassa olevaan ajanvarauspalveluun on eri asia kuin laaja verkkosivuun integroitava ajanvarausjärjestelmä. GC:n nykyisissä palveluehdoissa laajat ajanvarausjärjestelmät ovat erikseen sovittavaa lisätyötä.
Siksi oikea ratkaisu valitaan tarpeen mukaan:
- jo käytössä oleva varauspalvelu → linkki voi riittää
- ensin tarvitaan lisätietoa → lomake voi olla parempi
- asiakkaan pitää valita vapaa aika heti → varausjärjestelmä voi olla järkevä
Tavoite on, että ajanvaraus helpottaa asiakkaan tehtävää eikä lisää sivulle raskasta järjestelmää ilman tarvetta.
Lähteet: Google Calendar Help, Learn about appointment schedules ja Share your appointment schedule. Traficom / Kyberturvallisuuskeskus, Evästeet. GC:n palveluehdot.