Yhteydenottolomake kerää asiakkaan antamat tiedot ja välittää ne yritykselle hallitusti. Hyvä lomake tarkistaa syötteen, estää mahdollisimman paljon roskapostia, lähettää tiedot suojatun yhteyden kautta ja näyttää käyttäjälle selkeän vahvistuksen siitä, että viesti lähti.
Lomake näyttää yksinkertaiselta, mutta taustalla on muutama kohta, joiden pitää toimia oikein.
Mitä tapahtuu, kun asiakas painaa Lähetä?
Tyypillinen ketju on:
- Asiakas täyttää kentät.
- Selain tarkistaa esimerkiksi pakolliset tiedot ja sähköpostiosoitteen muodon.
- Lomake lähetetään HTTPS-yhteyden (Hypertext Transfer Protocol Secure) eli salatun verkkoyhteyden kautta palvelimelle tai lomakepalveluun.
- Taustajärjestelmä tarkistaa viestin ja roskapostisuojauksen.
- Viesti tallennetaan tai välitetään yritykselle sovitulla tavalla.
- Asiakkaalle näytetään onnistumisviesti tai kiitossivu.
Tämän jälkeen yrityksen pitää vielä käsitellä yhteydenotto omassa prosessissaan.
Mitä kenttiä lomakkeessa kannattaa kysyä?
Kysy vain sellaista tietoa, jota oikeasti tarvitset yhteydenoton käsittelyyn.
Monelle palveluyritykselle riittävät esimerkiksi:
- nimi
- sähköposti tai puhelin
- yritys, jos sillä on merkitystä
- mitä asiakas tarvitsee
- vapaa viestikenttä
Pitkä lomake voi antaa tarkempaa tietoa mutta nostaa yhteydenoton kynnystä.
Jos jokin tieto voidaan selvittää myöhemmin keskustelussa, sitä ei välttämättä tarvitse pyytää ensimmäisessä lomakkeessa.
Pitääkö lomakkeessa olla roskapostisuojaus?
Käytännössä kyllä, jos lomake on julkinen.
Botit etsivät verkosta lomakkeita automaattisesti. Suojaus voi käyttää esimerkiksi:
- piilotettua honeypot-kenttää
- liikenteen arviointia
- CAPTCHA-tarkistusta (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart) tai Turnstile-tyyppistä tarkistusta, joiden tarkoitus on erottaa automaattinen roskapostiliikenne oikeista käyttäjistä
- palvelinpuolen validointia
- lähetysnopeuden rajoituksia
Hyvä suoja pysäyttää mahdollisimman paljon automatisoitua roskaa ilman, että oikea asiakas joutuu ratkaisemaan vaikeita tehtäviä.
Miksi viesti ei aina tule sähköpostiin asti?
Lomake voi näyttää asiakkaalle onnistuneelta mutta yrityksen sähköpostijärjestelmä voi silti suodattaa ilmoituksen.
Siksi lomake kannattaa toteuttaa palvelulla tai taustajärjestelmällä, joka lähettää viestit oikein tunnistetusta lähettäjäosoitteesta eikä yritä esiintyä asiakkaan sähköpostiosoitteena.
Lisäksi lomake pitää testata oikeasti julkaisun jälkeen.
Testaa ainakin:
- tavallinen onnistunut lähetys
- virheellinen sähköpostiosoite
- puuttuva pakollinen kenttä
- mobiilikäyttö
- roskapostisuojaus
- saapuuko ilmoitus oikeaan osoitteeseen
- näkyykö käyttäjälle vahvistus
Pitääkö asiakkaalle lähettää automaattinen vahvistusviesti?
Ei välttämättä.
Monessa tilanteessa sivulla näkyvä selkeä onnistumisviesti riittää. Automaattinen sähköposti on hyödyllinen silloin, kun asiakkaalle halutaan lähettää esimerkiksi yhteenveto, asianumero tai arvio vastausajasta.
Tärkeintä on, ettei käyttäjä jää epävarmaksi siitä, lähtikö viesti.
Entä tietosuoja?
Lomakkeen yhteydessä pitää kertoa selkeästi, miten henkilötietoja käsitellään. Yhteydenottosivulta kannattaa olla helposti löydettävä linkki tietosuojaselosteeseen.
Kerää vain tarkoitukseen tarpeelliset tiedot ja varmista, ettei lomake lähetä arkaluonteista sisältöä suojaamattomasti.
Jos lomake tai sen roskapostisuoja käyttää evästeitä tai muita käyttäjän laitteelle tallentuvia tekniikoita, myös niiden käyttö pitää arvioida. Katso tarvitaanko yrityksen nettisivuille evästebanneri.
Millainen yhteydenottolomake myy paremmin?
Tekniikan lisäksi tarvitaan hyvä syy lähettää lomake.
Lomakkeen ympärillä pitäisi näkyä:
- mitä tapahtuu yhteydenoton jälkeen
- mitä tietoa yritys tarvitsee
- onko yhteydenotto sitova
- millä muulla tavalla yrityksen saa kiinni
"Lähetä" on tekninen toiminto. Hyvä sivu kertoo myös, miksi asiakkaan kannattaa tehdä se.
Miten GC:n nettisivupalvelussa lomake hoidetaan?
GC:n palveluun kuuluu yksi tavallinen yhteydenottolomake. Jatkuvaan tekniseen palveluun kuuluu myös lomakkeen toimivuuden seuranta ja teknisten vikojen korjaus.
Yhteydenottotapa suunnitellaan osaksi koko sivustoa, ei irralliseksi laatikoksi sivun alareunaan.
Katso myös mitä yrityksen nettisivuille kannattaa kirjoittaa.