Jos yhteydenottolomake näyttää "lähetetty", mutta viestiä ei tule sähköpostiin, ongelma voi olla lomakkeen käsittelyssä, viestin lähetyksessä tai vastaanottavan sähköpostin suodatuksessa. Kiitosviesti selaimessa ei yksin todista, että sähköposti saapui perille.
Ongelma kannattaa rajata järjestyksessä eikä muuttaa kaikkea kerralla.
Ensimmäinen testi: mitä oikeasti tapahtuu?
Lähetä testiviesti itse ja kirjaa ylös:
- testin kellonaika
- käytetty sähköpostiosoite
- mitä lomake näytti lähetyksen jälkeen
- tuliko mahdollinen automaattinen vahvistus
- tuliko viesti yrityksen inboxiin
- löytyikö se roskapostista
Jos käytettävissä on toinen sähköpostiosoite, tee toinen testi myös sillä.
Näin saat paljon enemmän tietoa kuin pelkästä ilmoituksesta "lomake ei toimi".
Oire kertoo, mistä kannattaa aloittaa
| Havainto | Mahdollinen syy | Seuraava tarkistus |
|---|---|---|
| Lähetyspainike ei tee mitään | Lomakkeen käyttöliittymä tai skripti ei toimi | Testaa toisella laitteella ja selaimella |
| Lomake antaa virheilmoituksen | Lomakkeen käsittely epäonnistuu | Tarkista tekninen virhe ja lomakepalvelu |
| Kiitosviesti tulee, sähköpostia ei | Viesti ei lähde tai suodattuu matkalla | Tarkista vastaanottaja, roskaposti ja lähetyspalvelu |
| Viesti tulee vain joskus | Toimitusongelma tai suodatus | Tarkista lähetyslokit ja sähköpostin tunnistus |
| Viesti tulee väärään osoitteeseen | Vastaanottaja on määritetty väärin | Korjaa kohdeosoite |
| Lomake toimii mutta kukaan ei vastaa | Prosessi yrityksen sisällä | Määritä vastuuhenkilö ja seuranta |
Tarkista roskaposti ennen teknistä remonttia
Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta osa lomakeviesteistä päätyy roskapostiin tai erilliseen suodatettuun kansioon.
Tarkista:
- roskaposti
- karanteeni, jos yrityksen sähköpostipalvelussa on sellainen
- mahdolliset sähköpostisäännöt
- että vastaanottava osoite on edelleen käytössä
Jos viesti löytyy roskapostista, lomake on voinut lähettää sen teknisesti oikein. Silloin ongelma on toimitettavuudessa eikä itse lomakkeen kentissä.
Miksi sähköpostin tunnistus voi vaikuttaa lomakeviestiin?
Kun verkkosivusto lähettää sähköpostia yrityksen domainin nimissä, vastaanottava palvelu voi tarkistaa lähettäjän aitoutta.
Tavallisia termejä ovat:
- SPF (Sender Policy Framework), joka kertoo mitkä palvelimet saavat lähettää domainin nimissä
- DKIM (DomainKeys Identified Mail), joka lisää viestiin tarkistettavan digitaalisen allekirjoituksen
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), joka kertoo miten vastaanottajan pitäisi suhtautua viestiin, joka ei läpäise tunnistusta
Gmail suosittelee sähköpostin tunnistuksen käyttöönottoa, koska tunnistamattomat viestit voivat päätyä roskapostiin tai tulla hylätyiksi.
Yrittäjän ei tarvitse itse rakentaa näitä asetuksia. Lomakeongelman selvittäjän pitää kuitenkin ymmärtää, että "lomake lähetti" ja "viesti toimitettiin inboxiin" ovat kaksi eri vaihetta.
Älä muuta sähköpostin DNS-asetuksia sokkona
DNS (Domain Name System) eli verkkotunnusjärjestelmä sisältää myös sähköpostiin liittyviä tietueita.
Jos lomakeviesti ei tule perille, älä ala poistamaan tai lisäämään MX-, SPF-, DKIM- tai DMARC-tietueita arvauksella. Väärä muutos voi vaikuttaa myös yrityksen tavalliseen sähköpostiin.
Selvitä ensin mikä järjestelmä lähettää lomakeviestin ja mikä sähköpostipalvelu vastaanottaa sen.
Mitä sivuston tekijältä kannattaa pyytää tarkistamaan?
Hyvä tekninen tarkistus vastaa näihin kysymyksiin:
- vastaanottiko sivusto lomakelähetyksen
- hyväksyikö lomakepalvelu tai palvelin viestin
- mihin osoitteeseen viesti yritettiin lähettää
- tuliko lähetyksestä virhekoodi
- onko lähettäjän domain tunnistettu oikein
- näkyykö vastaanottavassa sähköpostissa roskaposti- tai karanteenimerkintää
Sinun ei tarvitse saada käsiisi koko teknistä toteutusta. Tarvitset vastauksen siihen, missä vaiheessa ketju katkeaa.
Entä jos lomake saa paljon roskapostia?
Silloin ongelma on eri.
Roskapostin määrää voidaan vähentää esimerkiksi:
- teknisellä botintunnistuksella
- näkymättömillä ansakentillä
- lähetysrajoituksilla
- lomakkeen kenttien suunnittelulla
CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart) on yksi tunnettu tapa erottaa ihmisiä automaattisesta liikenteestä, mutta näkyvä CAPTCHA ei ole ainoa vaihtoehto.
Ratkaisun pitää vähentää roskaa tekemättä yhteydenotosta tarpeettoman hankalaa oikealle asiakkaalle.
Miten GC:n nettisivupalvelussa lomake hoidetaan?
GC:n palveluun kuuluu yksi tavallinen yhteydenottolomake. Palvelun jatkuvaan tekniseen osaan kuuluvat yhteydenottolomakkeen toimivuuden seuranta, vianetsintä ja sivuston teknisten vikojen korjaus.
Tämä on eri asia kuin asiakkaan sähköpostipalvelun omat häiriöt tai väärät käyttäjäasetukset, mutta vian rajaaminen kuuluu siihen, että lomakkeen toiminta voidaan tarkistaa järkevästi.
Jos haluat ensin ymmärtää koko ketjun, lue miten yhteydenottolomake toimii nettisivuilla. Jos lomake toimii mutta yhteydenottoja ei silti tule, lue miksi nettisivut eivät tuo yhteydenottoja.
Lähteet: Gmail Help, Email sender guidelines. Cloudflare Email Service, Email authentication ja Email deliverability. GC:n palveluehdot.