Yrityksen sähköposti omalla domainilla tarvitsee kaksi asiaa: yrityksen hallinnassa olevan verkkotunnuksen ja sähköpostipalvelun, joka tarjoaa postilaatikon tai muun sovitun vastaanottotavan. Nettisivujen hosting ei automaattisesti sisällä sähköpostia, vaikka molemmat käyttävät samaa domainia.
Esimerkiksi:
voi toimia Google Workspacessa samalla kun yritys.fi-nettisivu hostataan täysin toisessa palvelussa.
Postilaatikko, alias ja edelleenohjaus eivät ole sama asia
| Ratkaisu | Mitä se tarkoittaa? | Esimerkki |
|---|---|---|
| Postilaatikko | Oma käyttäjätili ja inbox | [email protected] |
| Alias | Toinen osoite, joka ohjaa samaan käyttäjätiliin | [email protected] → Matin inbox |
| Edelleenohjaus | Viesti toimitetaan toiseen osoitteeseen | [email protected] → toinen sähköpostiosoite |
| Ryhmä tai jaettu ratkaisu | Useampi ihminen käsittelee samaa osoitetta | [email protected] tiimille |
Palveluntarjoajat toteuttavat nämä eri tavoin.
Google Workspace esimerkiksi sallii käyttäjälle vaihtoehtoisia sähköpostiosoitteita eli aliaksia, jotka toimittavat viestit käyttäjän ensisijaiseen postilaatikkoon. Googlen nykyohjeen mukaan yhdelle käyttäjälle voidaan lisätä enintään 30 aliasosoitetta ilman erillistä aliasmaksua.
Alias ei kuitenkaan ole oma Google-tili eikä oma erillinen postilaatikko.
Mistä sähköpostissa maksetaan?
Tyypillisiä kustannuksia ovat:
- domainin vuosimaksu
- sähköpostipalvelun käyttäjä- tai postilaatikkomaksu
- mahdolliset lisäpalvelut, kuten suurempi tallennustila tai arkistointi
Aliasosoitteet voivat olla palvelusta riippuen mukana ilman erillistä maksua.
Nettisivujen hosting ja sähköpostipalvelu kannattaa käsitellä erillisinä tuotteina. Silloin verkkosivuston tekijän vaihtaminen ei pakota vaihtamaan toimivaa sähköpostia.
Mitä DNS-asetuksia yrityssähköposti käyttää?
DNS (Domain Name System) eli verkkotunnusjärjestelmä kertoo internetille, mihin palveluihin domainin liikenne ohjataan.
Yrityssähköpostissa vastaan tulee yleensä ainakin:
- MX (Mail Exchange), joka kertoo mihin saapuva sähköposti toimitetaan
- SPF (Sender Policy Framework), joka kertoo mitkä järjestelmät saavat lähettää domainin nimissä
- DKIM (DomainKeys Identified Mail), joka lisää lähtevään viestiin digitaalisen allekirjoituksen
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), joka kertoo vastaanottajalle miten epäonnistuneisiin tunnistuksiin suhtaudutaan
Nämä eivät ole yrittäjän päivittäistä työtä, mutta ne vaikuttavat siihen, toimitetaanko viestit luotettavasti ja näyttääkö lähettäjä aidolta.
Google suosittelee sähköpostin tunnistuksen käyttöönottoa, ja suuremmille lähettäjille vaatimukset ovat tiukemmat.
Esimerkki yhden hengen yrityksestä
Yrityksellä voisi olla:
Postilaatikko
Aliasosoitteet
Kaikki kolme osoitetta voisivat tulla Matin samaan inboxiin, jos sähköpostipalvelu tukee tällaista aliasratkaisua.
Jos yritykseen tulee toinen henkilö, hänelle voidaan tarvita oma käyttäjätili ja oma postilaatikko. Tällöin palveluntarjoaja voi laskuttaa toisesta käyttäjästä erikseen.
Entä yhteinen osoite, jota useampi ihminen käyttää?
Älä automaattisesti jaa yhden ihmisen salasanaa koko tiimille.
Sähköpostipalveluissa on erillisiä ratkaisuja jaettuun työskentelyyn, kuten:
- delegointi
- ryhmät
- jaetut postilaatikot
- tikettijärjestelmät
Oikea ratkaisu riippuu siitä, pitääkö useamman ihmisen vain vastaanottaa viestejä vai myös vastata samalla yhteisellä osoitteella.
Tarvitaanko omalla domainilla oleva sähköposti?
Se ei ole teknisesti pakollinen nettisivulle.
Yritys voi käyttää myös esimerkiksi tavallista Gmail-osoitetta. Omalla domainilla oleva osoite kuitenkin yhdistää sähköpostin yrityksen nimeen ja tekee yhteystiedoista yhtenäisemmät:
on samalla domainilla kuin:
https://yritys.fi
Monelle yritykselle se näyttää selkeämmältä kuin henkilökohtainen kuluttajasähköpostiosoite.
Mitä jos nettisivut vaihtuvat?
Sähköposti voidaan yleensä pitää ennallaan.
Tärkeää on, ettei verkkosivun julkaisun yhteydessä poisteta tai korvata sähköpostin tarvitsemia DNS-tietueita.
Lue tarkempi ohje: voiko sähköposti lakata toimimasta, kun nettisivut vaihdetaan.
Miten GC auttaa yrityssähköpostissa?
GC:n nettisivupalveluun kuuluu yrityssähköpostin käyttöönotto- ja siirtoapu. Itse sähköpostipalvelun tilaus- ja käyttömaksut, kuten Google Workspacen lisenssit, eivät sisälly nettisivupalvelun kuukausihintaan.
Tavoite on pitää nettisivusto ja sähköposti teknisesti erillisinä kokonaisuuksina niin, ettei toimivan sähköpostin tarvitse muuttua vain sivuston vuoksi.
Jos domain on vielä epäselvä, lue mikä domain on ja domainin, hostingin ja sähköpostin erot.
Lähteet: Google Workspace Admin Help, Add or delete an alternate email address (email alias). Gmail Help, Email sender guidelines. Cloudflare DNS, Set up email records. GC:n palveluehdot.