Voi, jos domainin DNS-asetuksia muutetaan väärin. DNS (Domain Name System) eli verkkotunnusjärjestelmä kertoo, mihin palveluihin domainin liikenne ohjataan. Hyvin tehtynä nettisivujen vaihto ei kuitenkaan katkaise yrityksen sähköpostia eikä vaadi sähköpostiosoitteiden vaihtamista. Verkkosivusto ja sähköposti voivat käyttää samaa domainia, vaikka ne toimivat täysin eri palveluissa.
Tärkein sääntö on yksinkertainen: ennen domainiin tehtäviä muutoksia pitää tietää, missä yrityksen sähköposti toimii ja mitkä DNS-tietueet kuuluvat sille.
Miksi nettisivujen vaihto voi vaikuttaa sähköpostiin?
Domainin DNS-asetuksissa on erillisiä tietueita eri käyttötarkoituksiin.
Kun domainin asetuksia avaa, vastaan tulee helposti lyhenteitä. Näiden tehtävät ovat eri:
- A- ja AAAA-tietueet ohjaavat domainin palvelimen IP-osoitteeseen (Internet Protocol).
- CNAME (Canonical Name) ohjaa yhden verkkonimen toiseen verkkonimeen.
- MX (Mail Exchange) kertoo, mihin sähköpostipalvelimeen yritykselle tulevat viestit toimitetaan.
- SPF (Sender Policy Framework) kertoo, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköpostia domainin nimissä.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) lisää lähtevään sähköpostiin digitaalisen allekirjoituksen, jonka vastaanottaja voi tarkistaa.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) kertoo vastaanottaville palveluille, miten SPF- ja DKIM-tarkistusten epäonnistumiseen pitäisi suhtautua.
Yrittäjän ei tarvitse opetella näitä ulkoa. Oleellista on, ettei uuden nettisivun julkaisu vahingossa poista tai korvaa sähköpostin tarvitsemia tietueita.
Jos uuden nettisivun julkaisussa muutetaan vain sivuston tarvitsemat tiedot ja sähköpostin asetukset jätetään oikein paikoilleen, sähköposti voi jatkaa normaalisti.
Ongelma syntyy esimerkiksi silloin, jos koko DNS-alue tai nimipalvelimet vaihdetaan ja vanhan sähköpostipalvelun tietueita ei kopioida mukaan.
Pitääkö sähköpostiosoite vaihtaa uuden sivuston vuoksi?
Ei normaalisti.
Jos yritys käyttää osoitetta [email protected], sama osoite voidaan yleensä pitää käytössä riippumatta siitä, kuka tekee nettisivut.
Nettisivut voidaan esimerkiksi julkaista yhdestä palvelusta ja sähköposti hoitaa Google Workspace, Microsoft 365 tai jokin muu sähköpostipalvelu.
Tämä on hyvin tavallinen ratkaisu.
Turvallinen tarkistuslista ennen nettisivujen vaihtoa
Ennen julkaisua selvitä nämä:
- Missä domainia hallitaan?
- Missä yrityksen sähköposti toimii?
- Mitkä ovat nykyiset MX-tietueet?
- Onko käytössä SPF, DKIM tai DMARC?
- Vaihdetaanko vain verkkosivun osoitus vai myös nimipalvelimet?
- Kuka testaa sähköpostin lähetyksen ja vastaanoton muutoksen jälkeen?
Sinun ei yrittäjänä tarvitse osata tulkita kaikkia tietueita. Tämän listan tarkoitus on varmistaa, että sivuston tekijä tarkistaa asian ennen muutoksia.
Milloin sähköpostin siirto kannattaa tehdä samalla?
Jos nykyinen sähköpostipalvelu toimii hyvin, sitä ei tarvitse vaihtaa pelkän nettisivuprojektin vuoksi.
Siirtoa voi olla järkevää harkita erikseen, jos esimerkiksi:
- vanha palvelu ollaan lopettamassa
- yrityksellä ei ole omalla domainilla toimivaa sähköpostia
- käyttäjähallinta on epäselvä
- tarvitaan uusi yrityssähköpostipalvelu
Silloinkin verkkosivujen ja sähköpostin vaihto kannattaa suunnitella erillisinä työvaiheina, vaikka ne tehtäisiin samaan aikaan.
Mistä huomaa, että sähköpostin DNS-asetuksissa on ongelma?
Tyypillisiä merkkejä ovat:
- uusia viestejä ei tule perille
- lähetetyt viestit palautuvat virheilmoituksella
- viestejä päätyy tavallista enemmän roskapostiin
- vain osa osoitteista toimii
Jos ongelma alkaa heti domain- tai DNS-muutoksen jälkeen, ensimmäinen tarkistus kannattaa tehdä DNS-tietueisiin.
Miten GC hoitaa tämän sivuston vaihdossa?
GC:n nettisivupalveluun kuuluu nykyisen verkkotunnuksen liittäminen uusiin sivuihin sekä apu yrityssähköpostin käyttöönotossa tai siirrossa. Sähköpostipalvelun omat tilausmaksut ovat erillisiä.
Tavoite on, että toimivaa sähköpostia ei vaihdeta turhaan. Ensin selvitetään nykyinen tilanne, sitten tehdään vain ne muutokset, joita uuden sivuston julkaisu vaatii.
Jos käsitteet ovat epäselviä, aloita oppaista mikä domain on ja mikä hosting on.